Contentkalender: dé tool om je social media te beheren als een echte communitymanager

Er bestaat op het web een tool van ongekende kracht waarmee elke boomer en elke digibeet verandert in een superheld met superkrachten à la Super Saiyan: de contentkalender. Maar tot opluchting van je concurrenten heb je er weinig aan als je niet weet hoe je hem gebruikt. Een beetje zoals iemand met de beste camera ter wereld die op elke familiefoto de voeten van tante Truus eraf knipt.

Gelukkig geven wij geen fotografieles om de pumps van je favoriete tante te redden, maar zijn we wel echte Mister Miyagi’s van social media. En niets doen we liever dan onze kennis delen. Zet de buitenwereld dus even in vliegtuigmodus en concentreer je een paar minuten op je scherm, want we zijn van plan je aan je stoel te kluisteren.

Waarom een contentkalender maken?

De contentkalender is dat handige hulpmiddel waarmee je niet ziet wanneer de papiercontainer aan de straat moet, maar wanneer je je content op social media publiceert. En ook al lijken sommige accounts die twee kalenders weleens door elkaar te halen (oeps), het blijft een geweldig instrument voor wie ermee overweg kan.

Maar voordat je met je contentkalender als turbo over de snelweg van social media scheurt, schakelen we eerst even terug. Zo houd je je bolide onder controle zodra hij harder gaat dan gemiddeld.

Het vertrekpunt van de rit is marketing. Of liever: het idee achter marketing. Je kunt de beste makers ter wereld inschakelen voor je content, maar als je niet doorhebt dat de basis van marketing planning is, sta je al bij de start zonder brandstof. Of erger nog: dan parkeer je je auto na een paar meter in de vangrail.

Volgens de onofficiële definitie van team Référenceur is marketing een onuitputtelijke creatieve bron om prospects en bestaande klanten recht in het hart te raken. We aarzelen nog om die zin in het pantheon van definities bij te zetten, en hij is ook pas compleet als je tussen de regels door leest.

Tussen die regels door zie je dan bijvoorbeeld hoe belangrijk het is om je content bij je doelgroep te krijgen en die verspreiding te plannen. Want, op het gevaar af dat we in herhaling vallen: je kunt de nauwkeurigste boog ter wereld hebben gebouwd, zonder pijlen en zonder doelwit geef je het snel op.

Goed, die marketingtussenstop hebben we gehad. Tijd om op te schakelen. Maar eerst (nog even geduld) staan we stil bij het nut van een echte contentkalender, met een paar stevige argumenten die zelfs de grootste sceptici moeten overtuigen. Ben je al overtuigd? Dan zien we je in het volgende hoofdstuk. Want je gaat het zien: tijd is geld.

De keiharde argumenten voor een contentkalender

We vertellen je vast niets nieuws als we zeggen dat social media verstopte snelwegen zijn geworden, waar zelfs de A10 rond Amsterdam op vrijdagmiddag jaloers op zou zijn. Maar misschien verrassen we je wel met dit inzicht: door vooruit te plannen ontwijk je het getoeter, de opgestoken middelvingers en de motoren die tussen de files door slingeren.

Wie vooruitdenkt, is op het moment zelf namelijk veel relaxter en vindt onverwachte alternatieven, zonder te hoeven vloeken tussen de vervuilende auto’s en logge vrachtwagens. Maar genoeg metaforen (we waarschuwen je alvast: een terugval ligt op de loer). Tijd voor wat concretere uitleg.

Onthoud dit goed: met een contentkalender plan en organiseer je al je publicaties op social media.

Anders gezegd: je hebt mooie campagnes voorbereid voor je accounts en je noteert in een kalender op welke dagen je ze publiceert. Nog beter: sommige posts plan je automatisch in met marketing automation. Dan kun jij achteroverleunen terwijl je net automatisch gepubliceerde content viraal gaat, als Spider-Man die iedereen verrast door van lantaarnpaal naar lantaarnpaal boven de ringweg te slingeren. Ja, we hadden je gewaarschuwd: die metaforen zijn bij ons chronisch.

We konden het eerlijk gezegd ook niet laten om nog even naar onze superhelden van het begin te knipogen. Maar we merken dat je nog niet helemaal overtuigd bent. Doe je gordel dus om, want we hebben nog genoeg slagkracht in onze vingertoppen (hoi Spider-Man) om je de onweerlegbare argumenten voor een contentkalender te geven:

Tijdwinst

We beginnen meteen sterk, met een argument dat je recht in je hersenpan raakt (we stonden op het punt een verwijzing naar Pinky and the Brain te maken, maar die twee horen niet echt bij de superhelden). Als het argument van tijdwinst je niet raakt, dan hebben wij niet misgeschoten, maar zijn je dagen gewoon niet vol genoeg. Soms moet je de toon wat aanscherpen. Want tijd is geld, zeker in een tijd waarin productiviteit de belangrijkste bron van rendement is.

Terug naar de contentkalender en die tijdwinst. Het doel is echt om je te organiseren: niet om tijd te winnen, maar om geen tijd meer te verliezen aan nutteloze dingen. Want tijdverlies duikt altijd op in drukke momenten waarop je snel iets moet publiceren. En wie haast heeft, gaat overhaast te werk. En overhaast werk kost kwaliteit. Een vicieuze cirkel dus. Met de contentkalender maak je daar een positieve spiraal van. Niets meer en niets minder.

Respect voor je merkidentiteit

Je hebt je met hart en ziel, dag na dag, ingezet om een sterke merkidentiteit op te bouwen. Allemaal om consistent over te komen bij het grote publiek. Maar na al dat harde werk blijf je content toch van dag tot dag publiceren, zonder overzicht te houden. Het probleem: je consistentie wil langzaam maar zeker midden op de snelweg uit de auto springen. Wil je deuken en ongelukken voorkomen, kijk de contentkalender dan recht in de ogen.

Daarmee houd je overzicht en zie je je marketing, je posts en je externe communicatie als projecten die bij elke publicatie op elkaar aansluiten. Het is een kwestie van respect: voor je merk, voor de tijd die je erin hebt gestoken en voor de doelgroepen die je dag na dag probeert te bereiken.

Een echte strategie

Met een contentkalender wapen je je met een echte strategie. In plaats van blindelings vooruit te stormen, denk je al je zetten vooruit, als een superninja. En weet je wat? Vooruitdenken lijkt op het psychologische principe van visualisatie. En met visualisatie kun je bergen verzetten.

Een contentkalender helpt je dus echt om een sterke en duurzame marketingstrategie op te bouwen. En ook al verzet je niet letterlijk bergen, je zet je klanten en prospects wel aan tot actie. En dat is mooi.

Minder stress

Of je het nu doorhebt of niet, stress hoort bij je dagelijks leven. Net als de trouwe leerlingen van Mister Miyagi doe je er goed aan er iets tegen te doen. Want stress is gewoon de vijand van productiviteit en rendement. Ook al kan het je soms een boost geven, je kunt het beter onder controle houden.

Dat komt goed uit: dat is precies het welkomstcadeau van de contentkalender. Oké, je zweeft er niet mee rechtstreeks naar Woodstock ’69, maar hij helpt je wel om los te laten en deadlines met meer rust en ontspanning tegemoet te zien.

Op tijd klaar voor belangrijke momenten

Black Friday, Sinterklaas, Burendag, Dierendag: je kent het wel. Die zie je aankomen. Zo hoef je op de dag zelf niet in paniek iets te posten en verkoop je de ziel van je bedrijf niet met een last-minutepost van niks.

Kortom: met een contentkalender denk je op tijd aan de zestigste verjaardag van tante Truus en geef je haar iets anders dan een VVV-cadeaukaart van € 30 die ze in het laatje van haar nachtkastje laat liggen. Neem dit niet letterlijk en voel je niet aangesproken; we willen alleen duidelijk maken dat je door vooruit te plannen veel makkelijker het gevoel van je klanten raakt.

Variatie, regelmaat en relevantie

We gaan helemaal los en voegen de laatste drie punten samen tot één. Tijd is geld, weet je nog? Onthoud dus dat je met een contentkalender:

• gevarieerde content plant (omdat je minder onder tijdsdruk staat);
• regelmatig publiceert (omdat je minder onder tijdsdruk staat);
• relevante content levert (omdat je minder onder tijdsdruk staat).

Mooi, die argumenten. Maar hoe maak je nu een contentkalender?

Je kunt de beste content uit je carrière hebben gemaakt, alleen het voornemen om hem in een contentkalender te zetten is niet genoeg. Je moet ook weten hoe je het aanpakt. Geen paniek: het is lang niet het ingewikkeldste hulpmiddel om op te zetten. Toch is wat basiskennis handig, zodat je geen diesel tankt terwijl je auto op benzine rijdt.

Omdat we bij Référenceur nu eenmaal heel aardige mensen zijn, wijzen we je graag de weg. En we waarschuwen je: daarin zijn we beter dan een sherpa aan de voet van de K2.

Pak om te beginnen de afvalkalender van je gemeente erbij. Zet een kruisje bij de belangrijke dagen waarop je wilt publiceren. Klaar is Kees.

Grapje. Het is natuurlijk iets subtieler. Tenminste, als je een doeltreffende strategie wilt en je doelgroep nauwkeuriger wilt raken dan Kim Soo-nyung, een van de meest gelauwerde boogschutters uit de olympische geschiedenis (zie je wel, we besparen je zelfs het zoekwerk).

Maar terug naar onze contentkalender. Want laten we eerlijk zijn: je bent hier niet voor de gezelligheid, je wilt iets concreets meenemen in je handschoenenkastje.

Stap 1: de basis van je contentkalender opzetten

Begin met het indelen van je kalender, bijvoorbeeld in Google Spreadsheets. Maak een tabblad per maand (twaalf dus, voor de duidelijkheid).

Daarin maak je kolommen voor:

• de datums van de maand;
• de productieplanning, teruggerekend vanaf de publicatiedatum;
• de persoon die de content maakt;
• het socialemediakanaal;
• de datum en het tijdstip van publicatie;
• het eventuele budget;
• de naam van de campagne;
• de doelgroep;
• het doel van de post;
• een geheugensteuntje voor bronnen, richtlijnen, eerdere vergelijkbare campagnes en voorbeelden.

Snap je het? Dan mag je het geheel nu opleuken met veel te veel kleuren, voordat je verdergaat.

Stap 2: belangrijke datums en evenementen markeren

Nu markeer je de belangrijke datums in je prachtige kalender, die binnenkort te kleurrijk wordt om nog iets te zien. Hier wijs je de dagen aan die (echt) belangrijk zijn voor je bedrijf. Zo sta je niet op 24 december te beseffen dat het morgen Kerst is en dat je niets origineels hebt bedacht voor je volgers, die met een volle buik tussen het gourmetten en de kerststol door op Instagram scrollen.

Zet momenten als Black Friday of Moederdag in je kalender als ze relevant zijn voor je bedrijf. En neem even de tijd om rond te kijken: je wilt niet net posten op het moment dat Oranje aan een EK- of WK-finale begint.

Kortom: wees alert en denk vooruit.

Stap 3: je contentkalender vullen

In stap 1 noemden we de kolommen voor het doel van een post en de doelgroep. Dit is het moment om er gloednieuwe inhoud aan toe te voegen. En nee, dat doe je niet even tussendoor op tweede kerstdag, terwijl je de kerststol van gisteren nog ligt te verteren.

Bepaal je campagnedoelen en je persona (je doelgroep). Dat is de eerste reflex, of in elk geval het eerste waar je aan denkt als je de kalender vult. Want als je bij de boogschietproef van Expeditie Robinson denkt dat je op de presentator moet mikken, met een zelfgemaakte boog, kom je niet ver. Hooguit als lachertje van het internet.

In deze stap bereid je je dus goed voor: je weet waar je op mikt en hoe je daar komt. Beschrijf je persona zo nauwkeurig mogelijk. Dat marketingbegrip is veel breder en moet zeker niet wachten tot je een contentkalender maakt, maar je moet er hier wel rekening mee houden. Bepaal dus wie je wilt bereiken en via welk kanaal.

Richt je je met een trendy of luchtige boodschap op een jong publiek? Kies dan voor TikTok of Instagram. Wil je professionals aanspreken over een specifiek onderwerp? Dan is LinkedIn je kanaal. Wil je een artikel van je website delen? Kies dan voor Facebook of LinkedIn. Daaruit volgt de content die je gaat maken, maar daar komen we zo op terug. Voor nu beantwoord je een paar duidelijke vragen: welke doelgroep wil je bereiken, via welk netwerk, en wat wil je met je post bereiken? Dan heb je een ijzersterk plan voor je online marketing.

Stap 4: de content voor je contentkalender maken

Laten we eerlijk zijn: stap 4 is het spannendste deel van je contentkalender, gewoon omdat je hier de content maakt. Hier gaan dus ook de meeste hersencellen in rook op. En met “je” bedoelen we de persoon die de content maakt. Dat kun jij zijn, maar soms is “jij” je creatieve kracht: een grafisch ontwerper, videomaker of fotograaf.

Kortom: degene die jouw richtlijnen volgt om te maken wat “jij” vraagt. Of het nu om “jou” gaat of om je freelancer, “jij” houdt de regie. Snap je het nog? Maar wacht even, we moeten nog een paar dingen regelen voordat de motor start. Noteer alvast het soort content in je kalender (beeld, video, tekst, carrousel enzovoort), zodat je afwisselt en je volgers niet verveelt. Die hebben die te zoete kerststol uit stap 2 trouwens nog steeds niet verteerd.

Stap 5: datum en tijdstip voor elke post bepalen

Deze stap ligt minder vast. Niet dat hij onbelangrijk is, maar je komt er bij het opzetten van je kalender vaker op terug, zeker voor het tijdstip van publicatie. Makkelijk, zeg je? Gewoon maandag om 20.00 uur en klaar?

Nee, tante Truus. Wil je je doelgroep bereiken, kijk dan wanneer die gewoonlijk online is, op je pagina of je account. We willen niet streng doen, maar dit is wel het fundament van community management. Bovendien vind je die informatie met een paar klikken in de statistieken van elk platform. Gebruik ze dus, en koppel ze waar mogelijk aan je webanalyse. Plan de exacte datum in je weekplanning ruim op tijd en kijk ook daar wanneer het moment het gunstigst is.

Stap 6: de laatste stap voor de volgende ronde

We willen je niet te enthousiast maken, maar je contentkalender lijkt bijna klaar. En we willen ook niets verklappen, maar we hebben de film al gezien: je moet je kalender voortdurend bijwerken, alle vorige stappen opnieuw goed voorbereiden en dan het proces weer van voren af aan doorlopen.

Houd er ook rekening mee dat er altijd onverwachte posts in je planning opduiken en dat je je mooie kalender onderweg altijd kunt aanpassen. Denk aan een virale rel, groot nieuws in je branche of een onverwachte overwinning van Oranje: gebeurtenissen waarop je je verplicht voelt te reageren. Tenminste, als het onderwerp je raakt.

Hulp nodig bij je contentkalender?

De contentkalender is dus een extra superkracht waarmee je je publiek recht in de hersenpan raakt. Gedeeltelijk dan. Want je kunt wel twee maanden aan campagnes vooruit plannen, maar als je content niet raak en relevant is, rijd je je mooie bolide alsnog in de prak.

Wij hebben ruime ervaring met contentkalenders en helpen je graag met social media marketing. Référenceur is een online marketingbureau uit België en Luxemburg dat op afstand werkt, met Nederlandse teksten van native speakers. Vraag een gratis analyse aan en we kijken samen naar je socialemediaplanning.